책상 정리를 잘하면 생산성이 올라간다 - 짧고 굵게 일합니다

짧고 굵게 일합니다.

원제는 Joy at Work

이 책에 대해 한 문장으로 정리하면, 

 

"업무 공간을 정리해서 생산성을 높이고, 자신에게 잘 맞고 자신이 원하는 일을 찾아서 거기에 집중하자. "

란 내용이다.

 

“설레지 않으면 버려라 - 인생이 빛나는 정리의 마법" , "인생을 바꾸는 정리의 힘"의 저자 곤도 마리에의 영문판 신작이다.

2010년대 타임지가 선정한 영향력있는 100인에 들어가게 된 후 미국에서 활동을 하는 것 같다.

이번 책은 원작이 영문판으로 나온 것 같은데 공저자가 스트레치의 저자인 스콧 소넨샤인이라고 한다. 

 

 

영어권에서  to konmari -곤마리하다- 가 “~을 정리하다”란 의미로 신조어가 되었다고 한다. 

 내가 알기로 일본에서 평범하게 자라서 평범하게 취업하고 부업으로 정리가 좋아서 정리 컨설턴트가 된 사람인데, 정말 천운이 있었던 것인지, 딱 미니멀리즘이 광풍이 불던 시기에  영미권에서 이름을 알리게 된 케이스인 것 같다.

 물론 그가 제시하는 정리법이 쓸모 없다거나 거품이 있다는 것은 아니다. 우선 기존 정리법은 그냥 있는 것의 재배치 쓸모없는 거 버리기 위주였으나 곤 마리의 정리법은 개개인의 감정의 뿌리부터 접근하는 것이 핵심적이었다.

 

“설레지 않으면 버려라.” 라는 문장으로 정리되는 자신이 사랑하는 것만 남겨라 라는 다소 철학적인 관점으로 정리하는 행위를  접근했는데,  그것이 당시 영미권에서 불던 단샤리 열풍과 맞물려 크게 히트 친 것 같다.

넷플릭스에 곤마리 정리법이 오리지널 다큐로 올라가 있다고 한다.

2016년 “인생이 빛나는 정리의 마법”이란 책을 읽고 묵혀놓았던 것, 그냥 지나가다 예뻐서 그냥 싸니까 모아놓은 것들을 싹 다 버린 적이 있다. 

사실 그때는 이 “설레지 않으면 버려라”라는 말이 이해가 되지 않았다. 예를 들면 옷을 정리할 때 가슴에 대고 그 옷을 입었을 때의 기분을 느껴라 라고 했는데 그냥 옷은 옷이지 뭔 설레고 뭐고가 어딨나 했었다.

 그래도 시키는 데로 대략 내가 좋아하는 옷은 남기고 좀 불편하거나 잘 안 입는 옷들은 버리면서 정리했던 기억이 난다.

 

그러나, 근 몇 년간 마음공부라던가, 심리학 책이라던가 끌어 당김 법칙 같은 책을 보고 영상도 보고 하니 이제야 “설레지 않으면 버려라”라는 것이 무엇인지 알 것 같다.

진짜 자기가 원해서 산 것, 내 미래에 도움이 될 것만 남기고 그냥 남들이 다 사니까. 지금 유행인데 그 아이템이 없으면 내가 추레해 볼일까 봐 사놓은 것은 자신의 진짜 취향이 아니라면 다 버리고 , 진짜 자신의 취향, 자신이 원하는 것, 자신의 사랑하는 것만 남겨 놓으라는 것이다. 물질적인 취향을 눈으로 확인해야 진짜 자신의 마음을 알 수 있다는 원리인 것이다.

 

 어쨌든 시기도 시기이고 어느새 늘어난 살림들을 보면서 정리의 필요성을 느끼고 있던 차에 우연히 다른 책 살 때 사은품 때문에 금액 채우려고 집어넣은 책인데 의외로 도움이 되었다. 

그러고 보니 그다지 필요도 없는 사은품인데 퀄리티가 좋아 보여서 굳이 받겠다고 책 사는 데 금액을 채웠다.

이 책을 마지막으로 사은품을 위해서 책 사는 거 그만둬야겠다~

 

내 경우는 이렇지만 예전에 곤도 마리에의 정리의 힘을 읽으셨던 분들은 책 내용이 저자의 다른 책들과 크게 다른 점은 없어서 서점에서 한번 훑어보시고 구매를 결정하셨으면 한다. 

 

 

서론이 길었다.

본격적으로 이 책에 대해 정리해보자.

 

인생에서 가장 많은 시간을 보내는 직장에서 업무 공간의 정리, 그뿐만 아니라, 비 물리적인 공간  컴퓨터 속의 수많은 서류들과 각종 프로젝트 관련 자료들 이메일 등을 정리하는 법도 제시한다.

 

기본 원리는 원래 곤도 마리에 철학대로 “설레지 않으면 버려라”이다.

그러나 직장이고 일이므로 자기 취향만 내세우면 일을 아예 할 수 없을 것이다.

업무 공간의 정리는 본인이 자신의 일에 대해 어떻게 생각하는지, 일터에서 자신을 업그레이드할 수 있는 요소는 무엇인지 명확하게 찾게 하는 것이 핵심이다.

 

즐겁고 행복한 직장 생활을 위해서 정리하기로 마음먹었다면, 저자는 다음과 같이 버리지 말아야 할 것, 세 가지의 원칙을 제시한다.

 

• 개인적으로 영감을 주는 것들 - 좋아하는 펜과 메모지, 사랑하는 사람의 사진 등
• 업무에 도움이 되는 기능적인 물건으로 자주 사용하는 것들 - 스테이플러나 박스테이프 등
• 자신의 성장을 보장해 주는 것들 - 흥미 없는 프로젝트라도 관련 서류를 성실히 작성해서 완료시켜 놓으면 나중에 경력에 플러스되는 것들

 

저자는 정리를 할 때 날을 정해서 하는 축제의 정리를 권장한다.

물론 사무실이라서 다른 사람의 업무에 방해되지 않는 선에서 아침 일찍 하거나 다른 사람들 퇴근 후에 시간을 정해놓고 하라고 한다.

 

물리적인 업무 공간 정리의 핵심은 정리할 때 책상 위뿐만 아니라 서랍 속, 책 장까지 한꺼번에 다 정리해보는 것이고, 위 원칙에 걸리지 않는 것은 다 버리겠다는 각오로 정리해야 한다.

무엇보다 정리 후 책상 위에는 아무것도 없어야 한다고 강조한다. 

왜냐하면 책상은 업무 공간이지, 수납공간이 아니기 때문이다. 나도 다음날 할 것을 미리 꺼내 놓는 버릇이 있는데 그 일을 계획대로 하지 못하면 물건들이 계속 쌓이기만 하고, 결국 그것들이 쌓인 일로 다가와서 책상 앞에 앉는 것조차 거부감이 들 때가 많다.

한 번에 거의 완벽하다고 생각할 만큼 청소하고 정리한 후에 되도록 책상 위를 깨끗이 유지하는 것만으로도 생산성이 크게 올라간다고 한다.

 

물리적 공간의 정리를 했다면 이제 비 물리적 공간 - 즉 디지털 공간을 정리할 차례이다. 

 

첫 번째는 업무용 PC의 바탕화면을 쓰레기 장으로 만들지 말 것.

 

바탕화면 또한 책상과 같은 업무 공간이기에 수납 폴더와 당장 작업할 일들의 폴더를 구분해 놓고, 빠른 시일 내에 처리할 파일들은 작업 파일에 넣고, 그 일이 다 끝나면 수납 폴더에 정리해 놓는다. 

업무 특성마다 다르니 각각의 사정에 맞게 정리하면 좋을 것이다.

 

두 번째 이메일을 정리할 것

 

대부분 사람들에게 가장 정리가 안 되는 것이 이메일함 일 것이다. 광고메일, 공과금 청구서, 업무 메일 등이 마구 섞여있어서 건들고 싶지도 않을 것이다.

이런 분들을 위해  저자들은 다음과 같은 원칙을 제시한다.

• 향후 업무 처리에 필요한 메일인가?(메일을 주고받은 내용을 재확인하거나 이메일 대화 내용을 기록한 문서가 필요할 때가 가끔 있는 경우)
• 다시 읽었을 때 향후 업무에 도움이 되는 지식과 영감, 동기부여를 얻을 수 있는 메일인가? 저자는 강의도 다니고 sns 활동도 하기 때문에 팬들의 응원 메일도 가끔 들어온다고 한다. 자신에게 힘이 되고 영감을 주는 메일이면 따로 저장해놓아서 힘들 때 가끔 꺼내본다고 한다.

이메일도 업무 폴더처럼 폴더를 만들어서 오래 보관할 것을 미리미리 저장하고 위 조건에 맞지 않는 메일들은 다 삭제 버리라고 한다. 그러나 정리를 잘 못하는 경우 분류가 안 되는 메일들이 있을 것이다. 아니면 너무 정리를 안 해서 어마어마한 량의 메일들이 쌓여있는 경우도 있을 것이다. 이러한 애매한 메일들은 아카이브 폴더로 보내버리라고 한다. 나중에 검색해서 찾으면 되니까. 자신의 이메일 정리 기준이 명확해지면 그때 필요 없는 것들을 다시 정리해도 된다.

 

그리고 무엇보다 이메일은 매일 처리하는 것을 원칙으로 한다.

아침에  한번, 퇴근 두 시간 전 한번 확인하는 등, 특정 시간을 정해서, 그때만 확인한다. 이는  수시로 이메일을 확인하는 둥 업무 집중 방해 요소를 방지하기 위함이다.

 

마지막으로 직장에서의 업무에도 정리가 필요하다고 한다.

많은 사람들이 일은 많고 시간은 없다는 사실에 스트레스를 받고 고민을 하고 있을 것이다. 정리를 하고 싶은 마음이 드는 것은 바로 이런 부분 때문이 아닐까?

 

먼저 업무를 정리해보고 싶다면 물건을 정리하는 방법대로 자신이 정기적으로 처리하는 업무를 스프레드시트나 카드에 적어서 업무 색인 카드를 만들어 본다.

 

업무의 유형은 다음과 같이 분류해 본다.

1. 핵심업무 - 직장에서 자신의 존재 가치를 증명하는 핵심적인 일, 직장에서 자신을 왜 고용했는지에 관련된 업무
2. 프로젝트 업무 - 신제품 출시, 행사 계획 등 시작과 끝이 따로 정해진 일
3. 자기 계발 업무 - 연수, 독서 회의 참석 새로운 업무에 관련된 공부 등 일과 사생활에 관련된 자신의 비전을 키워주는 일에 해당한다.

모든 업무를 모아서 위에 제시한 유형으로 분류해본다

그리고 가장 중요한 핵심업무부터 살펴보면서 다름과 같이 질문해본다.

• 아주 잘 처리해야 하는 업무인가?
• 당신이 꿈꾸는 미래를 보장해주는 업무인가? 월급 인상과 승진, 혹은 새로운 기술과 지식을 습득하는데 도움이 되는 업무인가?
• 가슴 뛰는 일인가? 직업 만족도를 높여주는 일인가?

위 기준 중 어느 하나에도 부합하지 않는 일은 당장 멈춘다.

 물론 상사가 시켜서 어쩔 수 없이 해야 하고 맘대로 그만둘 수 없는 일도 있다. 그러나 이런 일이 자신에게 맞지 않다는 것을 알아차리는 것과 모르고 계속하는 것은 아주 큰 차이이다.

자신에게 어떤 일들 맞는지 안 맞는지 알아보고 자신에게 잘 맞는 일에 집중을 하여 두각을 보임으로써 안 맞는 일을 미리 피할 수 있을지도 모른다.

위 기준으로도 애매하다 싶을 때 곤도 마리에가 제시하는 규칙이 하나 있다.

 

 자신의 업무로 도움을 받는 사람들을 조사해 업무 유용성을 평가할 수 있다.

 

이때는 아주 냉정하게 평가받아야 한다.

나는 애썼는데 다른 사람들이 내가 해주는 일이 별로 도움이 안 된다고 하면 당장 그 업무를 그만둬도 될 것이고, 정말 도움이 된 일에 집중할 수 있을 것이다.

 

너무 많은 내용을 쓰면 책 내용 다 쓸까 봐 이 정도로 정리한다.

원저자인 곤도 마리에도 영미권에서 일하면서 일본과는 다른 업무 방식을 행하는 고객들을 보고 많이 배웠다고 한다.

정리도 중요하지만 무엇보다 정기적으로 솔직하게 자기 성찰하는 시간을 반드시 가지라고 한다. 정리도 어쩌면 자신을 돌아보는 시간을 내기 위한 행동일 것이다.

 

정리가 인생을 바꿔줄 수 있는 이유는 단 하나 일 것이다.

정리를 함으로써 자신을 최우선으로 생각하고 자신에게 진짜 무엇이 중요한지 항상 상기할 수 있기 때문이다.

다른 여러 성공학 관련 책을 봐도 항상 하는 이야기가 있다

바로 자신의 생활공간과 업무 공간을 정리하고 깨끗이 유지하는 것!

이는 물리적인 깔끔함 뿐만 아니라 정신적인 깔끔함도 유지하고 자신에게 진짜 중요한 것만 집중할 수 있게 한다.

 

이제 이 책 다 보고 대략 정리도 했으니 이번 주에 집안과 업무 공간 대청소를 해야겠다.

그리고 쓸데없는 거 사지 말아야지